Discord bot × 台帳でつくる、小さな会社のタスク管理
スプレッドシート1枚を「正本」に、Discordのタスク管理常駐botが毎朝タスクを配り、夜に進捗を回収する。数人の制作会社で実際に運用している仕組みの全体図。
00全体図
上から下へ、タスクが流れる。中心にあるのは高機能ツールではなく、ただのCSVファイル。丸数字は下の「機能詳細」ページと対応。
台帳（CSVファイル 2枚）
チーム台帳（粗い粒度・全員の案件）と、代表個人の台帳（細かい粒度・親タスクで紐付け）。列は「No・タスク・担当・期限・状態・備考」＋α。期限欄は「7月中」「毎月25日」みたいな書き方も解釈できるようにしてある。
Webページ一式（Cloudflare Pages・無料）
一覧・ガントチャート・急ぎリスト・個人台帳・リンク集。CSVが変わるたびスクリプトがHTMLを生成して公開。スタッフはURLを開くだけ。
Discord常駐bot（Railway・月$5〜）
毎朝9:30にチャンネルへ「今日のタスク」を担当者別に投稿。完了報告のリプライを台帳と照合して記録。夜間バッチが親子タスクを集計し、判断が要るものだけDMで「これ完了にします？」と提案してくる。
01構成要素と役割分担
「判断しない仕事は機械に、判断する仕事は人間に」で線を引くのがコツ。
| 要素 | 実体 | やること |
|---|---|---|
| 台帳 | CSV 2枚 | 唯一の正本。人間もAIもここだけを信じる。直接編集してよい |
| 生成スクリプト | Python 1本 | CSV→Webページ生成→デプロイ。判断ゼロの機械仕事 |
| 常駐bot | Python＋discord.py | 朝の配信・報告の受付・雑談。キャラ設定はテキスト1枚（うちは丁寧な後輩の三毛猫）。会話部分だけClaude API |
| 夜間バッチ | Python 1本 | 完了反映・親子集計・バックアップ。壊れたら通知、黙って失敗しない |
| 取り込みバッチ | Python 1本 | フォーム回答→台帳へ変換。二重登録防止のタグ付き |
| 週次レビュー | AIへの定期プロンプト | 毎週金曜「これもうやめたら？」「放置はもったいない」を提案 |
| 人間 | 代表1人 | botの提案に「OK」「消して」「期限来週に」と返事するだけ |
021日のリズム
人間が起きる前に機械が段取りを終えている、が理想形。
03つくる順番
この順で作ると、各段階で「もう使える」状態を保てる。全部AIに実装させて、人間は仕様と好みを言うだけ。
台帳CSVをつくる
列を決めて、今抱えているタスクを全部書き出す。ここが一番大事で一番地味。ツール選定より先に「何を管理したいか」が固まる
CSV→Webページの生成スクリプト
一覧とガントが見られるだけで既にチームで使える。ホスティングはCloudflare Pages（無料）
Discordサーバーとチャンネル設計
チーム用1本＋代表個人用1本くらいから。細かく分けすぎない
常駐botのセットアップ
Discord Developer Portalでbot作成→Railwayに載せて24時間化。まず「毎朝定時に台帳を読んで投稿」だけで十分価値がある
botの性格設定
プロンプト1枚。大事なのは口調より「できない約束をしない」「台帳にないものは登録口へ案内する」という行動ルール
夜間バッチ（報告の回収と反映）
完了報告→台帳反映→バックアップ。「自動でやるのは機械的な集計だけ、判断は人間に提案」の線引きをここで守る
入口のフォームと自動取り込み
Googleフォーム＋Apps Scriptで即時通知、毎朝バッチで台帳へ。ここまで来ると「頼まれごとが勝手に台帳に載る」状態になる
04ハマりどころ（実体験）
「デプロイしたのに変わらない」
ホスティングがGit連携なのか手動アップロードなのかを最初に確認。うちはRailwayがGit連携でなく、pushしても古いbotが動き続けて1時間溶かした
フォームの質問名を変えると連携が黙って壊れる
フォーム→シート→バッチは列名で繋がっている。質問をいじるときは連携も直す、をルール化する
台帳が「超過だらけ」になって誰も見なくなる
期限は「7月中」「そのうち」みたいな曖昧表記も許可し、超過として燃やさない設計に。相手待ちのタスクは「催促日」だけ通知する。台帳の信頼性は精度より鮮度
AIに直接台帳を書き換えさせない
自動で書いていいのは機械的な集計と取り込みだけ。「粒度を変える」「統合する」みたいな判断はAIに提案までさせて、承認は人間。ここを崩すと正本が信用できなくなる
バックアップは最初から
台帳CSVは日次7世代＋週次12世代＋月次永久保存。書き込みは必ず「一時ファイル→差し替え」方式で、途中で死んでも壊れないように
05必要なもの
| もの | 費用 | 用途 |
|---|---|---|
| Discord | 無料 | チームの連絡＋botの住処 |
| Railway | 月$5〜 | botの24時間ホスティング |
| Cloudflare Pages | 無料 | 台帳Webページの公開 |
| Googleフォーム | 無料 | タスクの受付口 |
| Claude API | 従量（月数百円〜） | botの会話と週次レビュー |
| Claude Code等 | 各自の契約 | 実装は全部AIにやらせる。人間は日本語で仕様を言うだけ |
合計で月1,000円前後。SaaSのタスク管理ツールを人数分契約するより安く、そして自分の会社の言葉と運用にぴったり合わせられるのが最大の利点。
この構成はある小さな制作会社（数名）での実運用をもとに一般化したもの。細部は自分のチームの言葉に合わせて変えるのが前提で、それができるのがこの作り方の良さです。
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